كيفية تقليل حجم ملف عرض تقديمي في PowerPoint

بالنظر إلى أن عروض Microsoft PowerPoint التقديمية مصحوبة عمومًا بأطنان من الصور ، وصور متحركة ، ومقاطع فيديو مضمنة ، ومخططات ، ورسوم بيانية ، ومحتويات أخرى ، فليس من المستغرب أن تحصل على بعض الملفات الكبيرة جدًا. فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتقليل حجم ملف العرض التقديمي.

يمكن أن تكون الملفات الكبيرة مزعجة. تستهلك الكثير من مساحة القرص الثمينة ، وتبطئ أداء التشغيل ، ويمكن أن تتسبب في ارتداد رسائل البريد الإلكتروني مرة أخرى بسبب تجاوز حد حجم الملف. يمكنك منع كل هذه الأشياء عن طريق تقليل حجم ملف العرض التقديمي الخاص بك.

لقد ذكرناها من قبل ، ولكن أول ما تفكر فيه عند التفكير في تقليل حجم الملف هو الصور - ولسبب وجيه. يمكن أن تكون ملفات الصور كبيرة جدًا. هناك خطوات يمكنك اتخاذها لتقليل الحجم ، مثل ضغط الصور في العرض التقديمي. إذا كنت تشك في أن السبب في أن حجم ملف PowerPoint كبير جدًا يرجع إلى الصور ، فتأكد من قراءة المقالة التي كتبناها حول كيفية تقليل حجم مستندات Office التي تحتوي على صور.

ذات صلة: كيفية تقليل حجم مستند Microsoft Word

لدينا بعض النصائح الإضافية لإضافتها إذا اتبعت هذه الخطوات ولكنك لا تزال بحاجة إلى تقليل حجم ملف العرض التقديمي.

تحويل العرض التقديمي الخاص بك إلى تنسيق PPTX

أصدرت Microsoft تنسيق PPTX في Office 2007. ومع ذلك ، فليس من غير المألوف رؤية ملفات PPT تطفو. إذن ما الفرق بين ملف PPT و PPTX؟ يقوم إصدار PPTX بضغط كل المحتوى الموجود في العرض التقديمي. إذا كان لديك ملف PPT وقمت بتحويله إلى ملف PPTX ، فستلاحظ انخفاضًا في حجم الملف.

تحويل الملف بسيط مثل الضغط على زر واختيار نوع الملف. انطلق وافتح ملف PPT ، وتوجه إلى علامة التبويب "ملف" ، ثم انقر على "تحويل".

سيظهر مستكشف ملفات Windows. ستلاحظ أنه تم تعيين نوع "حفظ باسم" على أنه "عرض تقديمي من PowerPoint". هذا هو نوع ملف PPTX. انقر فوق "حفظ".

سيتم الآن تحويل ملف PPT إلى ملف PPTX. كما ترى ، تم تقليل حجم الملف.

HTG Presentation 2 هو ملف PPT الخاص بنا ، و HTG Presentation 3 هو ملف PPTX الخاص بنا. مجرد تحويل نوع الملف قلل الحجم بمقدار 335 كيلوبايت.

على الرغم من أن هذا ليس انخفاضًا مذهلاً في حجم الملف ، فقد تمكنا من تقليل حجم ملف مستند Word من 6،001 كيلوبايت إلى 721 كيلوبايت. كل هذا يتوقف على ما بداخل الملف. مع أي حظ ، ستكون هذه هي الخطوة الوحيدة التي يتعين عليك اتخاذها. إذا لم يكن كذلك ، استمر في القراءة.

أدخل صورك - لا تنسخ وتلصق

من المغري نسخ صورة ولصقها في PowerPoint بدلاً من استخدام وظيفة الإدراج. لن تكون هذه مشكلة إذا لم تكن مهتمًا بحجم الملف ، ولكن إذا كنت كذلك ، فاحذر من النسخ واللصق - فقد يؤدي ذلك إلى إعادة تنسيق صورتك إلى BMP أو PNG. لماذا هل هذا الموضوع؟ كلا هذين الملفين أكبر من JPG.

يمكنك أن ترى في لقطة الشاشة أعلاه أن ملف PNG حجمه 153 كيلوبايت مقارنة بملف JPG بحجم 120 كيلوبايت للصورة نفسها. في كل مرة تقوم فيها بنسخ ملف JPG ولصقه في PowerPoint ، ويتم تحويله إلى PNG ، فأنت تضيف قليلاً من حجم الملف غير الضروري إلى العرض التقديمي. سيضمن استخدام وظيفة الإدراج إدراج صورك على النحو المنشود.

قم بإجراء عمليات تحرير للصور في محرر الصور - وليس في PowerPoint

عندما تقوم بإدراج صورة في PowerPoint ، فمن الأفضل التأكد من أنها لا تحتاج إلى أي تعديلات. إذا كان لا تتطلب التعديلات، وكنت أفضل حالا فعل ذلك في صورة المحرر. لماذا ا؟ عند استخدام PowerPoint لتحرير صورتك ، فإنه يخزن كل تلك التعديلات كجزء من العرض التقديمي. على سبيل المثال ، عند تغيير صورة إلى أبيض وأسود ، يحتفظ PowerPoint بالصورة بالألوان الكاملة أيضًا. يتم تخزين الكثير من اللدغات الإضافية.

إذا لم يكن لديك محرر صور (لديك) أو كان عليك ببساطة استخدام PowerPoint ، فتأكد من إخبار PowerPoint بتجاهل كل تلك البيانات الزائدة المحفوظة من التعديلات. لن يوفر لك مساحة كبيرة مثل العمل في محرر مخصص ، لكنه سيساعدك.

قم بضغط كل الصور الموجودة في عرضك التقديمي

يمكنك ضغط الصور في PowerPoint واحدة تلو الأخرى أو كلها مرة واحدة. إذا كنت تتطلع إلى القيام بالأخير ، فإليك الطريقة.

افتح العرض التقديمي ، وتوجه إلى علامة التبويب "ملف" ، ثم حدد "حفظ باسم" في الجزء الأيمن.

بعد ذلك ، حدد "المزيد من الخيارات" ، والتي ستجدها أسفل المنطقة التي تريد تسمية ملفك فيها واختيار نوع الملف.

ستظهر نافذة "حفظ باسم" - هذه المرة مع بعض الخيارات الإضافية المتاحة لك. بجوار الزر "حفظ" ، انقر على "الأدوات".

في القائمة المنسدلة التي تظهر ، حدد "ضغط الصور".

ستظهر نافذة "ضغط الصور". هنا ، يمكنك اختيار نوع دقة الصور (بناءً على PPI) في العرض التقديمي. ستلاحظ أيضًا أنك غير قادر على تحديد الخيار "تطبيق على هذه الصورة فقط" في مجموعة "خيارات الضغط". هذا لأنه ، نظرًا للطريقة التي وصلنا بها إلى هذه الأداة ، فإن هذا الخيار غير متاح.

ملاحظة:  إذا كنت تريد ضغط صورة واحدة ، فحددها ثم توجه إلى تنسيق أدوات الصورة> ضغط الصور.

بمجرد رضاك ​​عن اختيارك ، انقر فوق "موافق".

تأكد من حفظ العرض التقديمي الخاص بك بعد ذلك.

لا تستخدم الخطوط المضمنة

نحصل على سبب رغبتك في تضمين الخطوط - ربما تقوم بعمل عرض تقديمي تحت عنوان Star Wars ، ونتيجة لذلك ، من غير المحتمل أن تتوفر هذه الخطوط الخاصة لأي شخص قد تشارك العرض معه. يمكن أن يؤدي تضمين الخطوط في العرض التقديمي إلى منع حدوث مشكلات في المستقبل ، ولكنه يأتي على حساب زيادة أحجام الملفات.

بشكل عام ، ما لم تكن متأكدًا من أنك بحاجة إلى عرض خط معين ، نوصي بإيقاف تشغيل تضمين الخط.

توجه إلى علامة التبويب "ملف" وحدد "خيارات" في الجزء السفلي من الجزء الأيمن.

في علامة التبويب "حفظ" ، قم بإلغاء تحديد مربع الاختيار "تضمين الخطوط في الملف" ثم انقر فوق "موافق".

قمنا بحفظ نسخة من عرضنا التقديمي مع تضمين جميع الخطوط ، دون تضمين الخطوط ، مع تضمين الخطوط المستخدمة فقط في العرض التقديمي. انظر إلى الاختلاف إذا كانت أحجام الملفات:

مقتنع بعد؟

ارتباط بالملفات بدلاً من تضمينها

ضع في اعتبارك الاختلاف في حجم الملف إذا قمت بتضمين مقطع فيديو YouTube بالكامل في العرض التقديمي بدلاً من الارتباط به مرة أخرى. سيؤدي تضمين مقطع فيديو كامل إلى زيادة حجم العرض التقديمي بشكل ملحوظ. هناك بالتأكيد بعض الفوائد القيمة عند تضمين ملف مقابل الارتباط به (على سبيل المثال ، عندما لا يكون لدى المستلم إمكانية الوصول إلى الإنترنت لتشغيل الفيديو) ، ولكن إذا كان حجم الملف يمثل مشكلة ، فلا تفعل ذلك.

لا تقم بتخزين صورة مصغرة للعرض التقديمي

بالعودة إلى الوراء عندما يتيح لك Office حفظ الصور المصغرة للعرض التقديمي الخاص بك حتى تتمكن من الحصول على معاينة سريعة للملف عند البحث عنه في File Explorer. نما Windows ليصبح أكثر تعقيدًا ، لذلك لم يعد يتطلب مساعدة تطبيقات Office للقيام بذلك. لكن الخيار لا يزال متاحًا.

أجرينا اختبارًا صغيرًا لمعرفة الفرق في حجم الملف مع تمكين هذا الخيار وبدونه. ها هي النتائج:

مع تمكين خيار الصورة المصغرة ، كان حجم ملفنا 2660 كيلوبايت. بدون تمكين الخيار ، تم تقليل حجم الملف إلى 2662 كيلوبايت ، مما يوفر إجمالي 7 كيلوبايت.

هذا حفظ صغير جدًا ، ولكن عندما اختبرناه باستخدام مستند Word ، كان الاختلاف كبيرًا ، حيث أظهر 721 كيلوبايت بدون تمكين الخيار ، و 3،247 كيلوبايت مع تمكين الخيار.

في حين أن هذه فجوة كبيرة بين التطبيقات وليس من الواضح تمامًا سبب كون الاختلاف كبيرًا جدًا ، إلا أنه لا يزال خيارًا يستحق الاستكشاف. لتعطيل الميزة ، افتح العرض التقديمي ، وتوجه إلى علامة التبويب "ملف" ، ثم حدد "خصائص" الموجودة على الجانب الأيمن ، ثم "خصائص متقدمة".

ستكون الآن في علامة التبويب "الملخص" في نافذة "الخصائص". في الجزء السفلي من النافذة ، قم بإلغاء تحديد المربع بجوار "حفظ صورة المعاينة" ، ثم انقر فوق "موافق".

إزالة المعلومات الشخصية والمخفية من العرض التقديمي الخاص بك

سيقوم Microsoft Office بتخزين معلوماتك الشخصية (مثل اسم المؤلف) والخصائص المخفية في عرضك التقديمي. التخلص من هذه المعلومات يمكن أن يوفر لك القليل من المساحة.

افتح العرض التقديمي ، وتوجه إلى علامة التبويب "ملف" ، وحدد خيار "التحقق من المشكلات" ، ثم حدد "فحص المستند".

ستظهر نافذة "فاحص المستند". تأكد من تحديد مربع "خصائص المستند والمعلومات الشخصية" ، ثم انقر فوق "فحص".

في النافذة التالية ، حدد "إزالة الكل". ستتم إزالة المعلومات الآن ، مما يوفر لك بضعة كيلوبايت من المساحة.

قم بإيقاف تشغيل الاسترداد التلقائي

لا نوصي بهذا بالضرورة ، ويجب استخدامه كملاذ أخير فقط يعد الاسترداد التلقائي أداة أساسية في Office ، وإذا فقدت مستندًا قبل الحفظ ، فأنت تفهم بالضبط ما نعنيه.

في كل مرة يستخدم فيها Office ميزة الاسترداد التلقائي ، فإنه يضيف القليل إلى حجم الملف. لإيقاف تشغيل الاسترداد التلقائي ، توجه إلى علامة التبويب "ملف" وحدد "خيارات" الموجودة في الجزء السفلي من الجزء الأيمن.

في علامة التبويب "حفظ" في نافذة "الخيارات" ، قم بإلغاء تحديد المربع بجوار "حفظ معلومات الاسترداد التلقائي على الإطلاق xx دقيقة."

إذا قمت بالحفظ والخروج من العرض التقديمي على الفور ، فلن تلاحظ أي فرق. بمرور الوقت ، مع استمرار تقدمك خلال العرض التقديمي ، ستضيف ميزة الاسترداد التلقائي KB إلى ملفك.

انسخ كل شيء في عرض تقديمي جديد

أثناء إنشاء عرضك التقديمي ، سيحفظ PowerPoint أشياء مختلفة في الخلفية لمساعدتك. لقد ذكرنا كيفية إيقاف تشغيل الكثير من هذه الميزات ، وحذف البيانات التي يحفظها PowerPoint ، وما إلى ذلك ، ولكن هناك دائمًا احتمال أن يكون هناك شيء ما قد تسلل عبر الشقوق ، وقام PowerPoint بتخزين بعض المعلومات التي لا تحتاجها. قد يكون نسخ المحتوى الخاص بك إلى عرض تقديمي جديد حلاً جيدًا للمشكلة.

قد يكون هذا نوعًا من المتاعب على الرغم من أنه ، مع PowerPoint ، ستحتاج إلى نسخ ولصق كل شريحة (والشرائح الرئيسية). بمجرد القيام بذلك ، لن يحتوي العرض التقديمي الجديد على أي من الخلفيات المحفوظة السابقة أو معلومات الاسترداد التلقائي أو الإصدارات السابقة من الملف. نتيجة لذلك ، من المفترض أن ترى تغييرًا في حجم الملف.

بينما لا يمكننا إخبارك بالضبط كم سيقلل هذا من حجم ملفك نظرًا لأن كل عرض تقديمي سيكون مختلفًا ، إلا أنه يستحق التصوير.

إمكانية: قم بفك ضغط العرض وضغطه

كما ذكرنا سابقًا ، ملف PPTX هو ملف مضغوط (وهذا هو السبب في أن الحجم أصغر بكثير من ملف PPT للمدرسة القديمة). هذا يعني أنه يمكنك فتحه باستخدام أداة مثل 7-Zip أو WinRar ، واستخراج جميع الملفات من PPTX ، وإضافتها إلى أرشيف مضغوط ، ثم إعادة تسمية الأرشيف بامتداد ملف PPTX.

كان لدينا بعض المشاكل هنا ، رغم ذلك.

في اختبار Rob مع مستند Word الخاص به ، نجح في تقليل حجم الملف من 721 كيلوبايت إلى 72 كيلوبايت. ومع ذلك ، فقد أتلف الملف في هذه العملية. في الاختبار الذي أجريته مع ملف 2614 كيلوبايت الخاص بي ، لم يفسده ، لكنه قلصه إلى 2،594 كيلوبايت فقط - بإجمالي 20 كيلوبايت فقط. نحن غير متأكدين مما يتم تشغيله هنا ، لذلك إذا كنت تريد تجربة ذلك ، فتأكد من الحصول على نسخة احتياطية من ملفك قبل القيام بذلك.

هذه هي كل النصائح التي لدينا لتقليل حجم عرض PowerPoint التقديمي. نحن نبحث دائمًا عن طرق جديدة ومثيرة للاهتمام لتقليل حجم ملفاتنا ، لذلك إذا كان لديك أي نصائح ، فأخبرنا بذلك في قسم التعليقات ، وسيسعدنا اختبارها!