كيفية إرسال واستلام الفاكسات عبر الإنترنت بدون جهاز فاكس أو خط هاتف

قد لا تقبل بعض الشركات والوكالات الحكومية بطيئة الحركة المستندات عبر البريد الإلكتروني ، مما يجبرك على إرسالها بالفاكس. إذا كنت مضطرًا لإرسال فاكس ، فيمكنك القيام بذلك من جهاز الكمبيوتر الخاص بك مجانًا.

لقد غطينا سابقًا طرق توقيع المستندات إلكترونيًا دون طباعتها ومسحها ضوئيًا. باستخدام هذه العملية ، يمكنك توقيع مستند رقميًا وإرساله بالفاكس إلى شركة - كل ذلك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ودون الحاجة إلى أي طباعة.

كيف تعمل أجهزة الفاكس (ولماذا هي غير ملائمة للغاية)

هذا ليس سهلاً كما ينبغي. جميع أجهزة الفاكس متصلة بخطوط الهاتف القديمة البسيطة. عند استخدام جهاز فاكس قياسي ، يقوم جهاز الفاكس هذا بإجراء مكالمة هاتفية على الرقم الذي تحدده. يجيب جهاز الفاكس على رقم الوجهة ويتم إرسال المستند عبر مكالمة هاتفية.

تم اختراع هذه العملية قبل الإنترنت وتبدو قديمة بشكل مثير للضحك في هذه المرحلة. لإجراء فاكس ، يمكن لأي شخص كتابة مستند ، وطباعته ، ثم مسحه ضوئيًا في جهاز الفاكس الذي يرسله عبر خط الهاتف. يمكن للشخص الذي يتلقى الفاكس بعد ذلك مسح المستند المرسل بالفاكس ضوئيًا وتحويله مرة أخرى إلى ملف رقمي. لقد وصلوا إلى دائرة كاملة - تم إرسال المستند من كمبيوتر إلى كمبيوتر آخر مع الكثير من العمل الإضافي وفقد جودة الصورة.

ذات صلة: كيفية توقيع مستندات PDF إلكترونيًا دون طباعتها ومسحها ضوئيًا

من الناحية المثالية ، ستكون قادرًا على إرسال مستند عبر البريد الإلكتروني أو طريقة أكثر أمانًا عبر الإنترنت. تعتبر العديد من الشركات أن الفاكس طريقة آمنة لإرسال المستندات ، ولكنها في الحقيقة ليست كذلك - إذا كان شخص ما يتطفل على خط الهاتف ، فيمكنه بسهولة اعتراض جميع المستندات المرسلة بالفاكس.

لا توجد طريقة للاتصال بجهاز فاكس مباشرةً عبر الإنترنت ، حيث إن جهاز الفاكس متصل فقط بخطوط الهاتف. لإجراء فاكس عبر الإنترنت ، سنحتاج إلى نوع من البوابة التي تقبل المستندات عبر الإنترنت وتنقل المستند إلى جهاز الفاكس. هذا هو المكان الذي تأتي فيه الخدمات أدناه. امنحهم مستندًا وسيقومون بالعمل المزعج المتمثل في الاتصال بجهاز الفاكس وإرسال المستند عبر خط الهاتف.

يمكنك إرسال الفاكس باستخدام جهاز الكمبيوتر فقط ، ولكن ...

يمكنك تخطي الخدمات أدناه بالطبع. يحتوي Microsoft Windows أيضًا على تطبيق Fax and Scan الذي يسمح لك بإرسال رسائل الفاكس. المهم هو أنك ستحتاج إلى توصيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك بخط الهاتف - نعم ، هذا يعني أنك بحاجة إلى مودم فاكس للاتصال الهاتفي. ستحتاج أيضًا إلى اتصال هاتفي أرضي وعليك إخبار الأشخاص بالابتعاد عن الهاتف عند إرسال رسائل الفاكس ، تمامًا كما هو الحال في أيام الاتصال الهاتفي القديمة بالإنترنت. بالطبع ، إذا كنت ترسل الكثير من الفاكسات ، فيمكنك الدفع مقابل خط هاتف فاكس مخصص - وقد يكون هذا ضروريًا إذا كنت تتلقى الكثير من رسائل الفاكس.

من الواضح أن هذا ليس مثاليًا. بالتأكيد ، إذا كنت بحاجة إلى إرسال عدد غير قليل من الفاكسات ، فاستمر في شراء جهاز فاكس أو مودم وقم بتوصيله بخطك الأرضي. ولكن ربما لا تحتاج إلى إرسال واستقبال رسائل الفاكس في كثير من الأحيان - ونأمل أن تحتاج فقط إلى إرسال فاكس عرضي عندما تصطدم بمؤسسة عالقة في الماضي.

امسح المستند ضوئيًا أو استخدم ملفًا رقميًا موجودًا

ذات صلة: كيفية مسح المستندات ضوئيًا إلى PDF باستخدام كاميرا هاتف Android

العملية الأساسية بسيطة. أولاً ، ستحتاج إلى مسح المستند الذي تريد إرساله بالفاكس ، تمامًا كما لو كنت سترسل هذا المستند عبر البريد الإلكتروني. إذا لم يكن لديك ماسح ضوئي في الجوار ، فقد ترغب في محاولة مسحه ضوئيًا باستخدام هاتفك الذكي. إذا كان المستند عبارة عن ملف موجود بالفعل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فتهانينا - ليس عليك مسح أي شيء ضوئيًا.

مع المستند الآن في شكل رقمي ، يمكنك إرساله إلى خدمة ستقوم بعمل الفاكس المزعج نيابة عنك.

إرسال الفاكسات عبر الإنترنت مجانًا

هناك العديد من خدمات الفاكس عبر الإنترنت بحيث يصعب اتخاذ قرار مستنير بشأن أي منها تختار. أول شيء يجب مراعاته هو نوع المستخدم الذي أنت عليه ، وعدد مرات إرسال الفاكس ، والميزات التي تحتاجها.

المستخدم المتميز: RingCentral Fax

إذا كنت سترسل رسائل فاكس حساسة طوال الوقت ، أو كنت تعمل لدى شركة وتحاول اختيار خدمة ، فإن RingCentral Fax ، المملوكة جزئيًا لشركة Cisco و AT&T ، ربما يكون الخيار الأفضل لاحتياجاتك ، خاصة وأن لديهم الكثير من ميزات الأمان الرائعة والدعم لعدة مستخدمين بخطوط فاكس منفصلة.

يحتوي على جميع الميزات التي يمكنك تخيلها ، بما في ذلك عمليات الدمج مع Outlook و Google Drive و Dropbox و Box ، ويمكنك حتى الحصول على رقم مجاني. كما أن لديها الكثير من ميزات الأمان التي قد تكون مفيدة للشركات أو الأشخاص الذين ينقلون معلومات آمنة.

بالطبع ، إذا كنت ترغب فقط في إرسال عدد قليل من الفاكسات ، فيمكنك التسجيل للحصول على إحدى خططهم الرخيصة ... ثم الإلغاء بعد شهر أو شهرين.

مستخدم من حين لآخر

إذا كنت بحاجة إلى إرسال فاكس من حين لآخر ، فإننا نوصي بالتسجيل للحصول على نسخة تجريبية مجانية من MyFax ، والتي ستتيح لك إرسال ما يصل إلى 100 صفحة ، وهو عدد صفحات شهريًا يفوق ما يتعين على معظم الأشخاص إرساله بالفاكس سنويًا. إذا كنت بحاجة إلى إرسال فاكس بشكل متكرر ، يمكنك الترقية إلى خطة عادية.

استلام الفاكسات

إذا كنت بحاجة إلى تلقي رسائل الفاكس ، فسيتعين عليك التسجيل للحصول على خدمة مدفوعة. ستحتاج الخدمة إلى إنشاء رقم هاتف مخصص لخط الفاكس الخاص بك ، وهذا يكلف مالًا. RingCentral و MyFax والعديد من الخدمات الأخرى ستقوم بذلك إذا قمت بالدفع.

ذات صلة: كيفية توقيع مستندات PDF إلكترونيًا دون طباعتها ومسحها ضوئيًا

لحسن الحظ ، يجب أن تكون قادرًا على الأقل على الحصول على نسخة تجريبية مجانية - تقدم RingCentral 30 يومًا لاستلام الفاكس مجانًا ، على سبيل المثال.

هناك العديد من خدمات الفاكس لاستخدامها ، وإذا كنت تحتاج فقط إلى إرسال فاكس عرضي ، فيمكنك القيام بذلك مجانًا ، ولكن إذا كنت ترغب في تلقي فاكس ، فسوف تحتاج في النهاية إلى التسجيل للحصول على حساب تجريبي . يمكنك دائما الإلغاء إذا كنت تريد.

حقوق الصورة: Matt Jiggins على Flickr ، David Voegtle على Flickr